(English under Dutch text)

Inleiding

In ons bedrijf zijn vertrouwelijkheid, veiligheid en zorgvuldigheid belangrijke begrippen. Maatschappelijk verantwoord ondernemerschap en goed werkgeverschap betekenen bij ons ook dat wij volgens de regels omgaan met persoonsgegevens en privacy.

Hoe wij daarmee omgaan, leest u in dit document. Wanneer u van mening bent dat deze regels niet goed staan vermeld of worden nageleefd, dan verzoeken wij u dringend contact op te nemen met ons.

Vertrouwelijkheid

Japan Cultural Exchange werkt volgens de privacywet- en regelgeving. Wij verwerken uw gegevens vertrouwelijk, veilig en zorgvuldig en respecteren uw rechten.

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer zoveel mogelijk beperkt. De inbreuk zal niet onevenredig zijn. De informatie wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere van ons personeel, onze zakelijke relaties en klanten. In bijzondere gevallen zullen wij uw (vrije, specifieke, geïnformeerd en ondubbelzinnige) toestemming vragen voor verwerking. Uw toestemming zal worden vastgelegd en bewaard. U kunt in beginsel gegeven toestemming weer intrekken.

Relaties en klanten

Wij bewaren de persoonsgegevens van onze relaties en klanten in verband met onderstaande onderwerpen zo lang als noodzakelijk, dus voor de kortst mogelijke termijn. In enkele gevallen gelden wettelijke bewaartermijnen. Voor andere hanteren wij interne richtlijnen:

Social Media

Als u deelneemt aan social media als Facebook, Twitter, Yammer, Pinterest, Instagram, LinkedIn, enzovoort, dient u bekend te zijn met de hulpmiddelen die deze sites bieden voor het instellen van uw voorkeuren voor het delen van persoonsgegevens via uw sociale-mediaprofiel(en). Wanneer wij in dit kader persoonsgegevens verwerken, zijn wij ook gebonden aan dit privacy beleid.

 

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zoals informatie over gezondheid en lidmaatschap van een vakbond verwerken wij niet, tenzij met uw toestemming of strikt binnen de grenzen van de wet.
–        Medische informatie medewerkers
–        Incidentenwaarschuwingssysteem
–        BSN
–        Wettelijke verplichting.

 

Veiligheid

Wij spannen ons maximaal in om uw privacy te waarborgen. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en hebben alleen toegang tot informatie nodig voor de uitoefening van hun functie. Ons computernetwerk en gebouw is beveiligd voor dit doel. 

In het geval dat, ondanks onze veiligheidsmaatregelen, persoonsgegevens in handen (kunnen) zijn gekomen van derden zonder toegangsrechten, zullen wij u direct informeren, alsmede de Autoriteit persoonsgegevens.

Verwerking voor en door derden

Wij maken gebruik van de diensten van andere bedrijven. Dat valt onder onze verantwoordelijkheid. Wij sloten en sluiten met deze bedrijven verwerkingsovereenkomsten.

[Evt. Wij zijn franchisenemers in een franchiseformule. De franchisegever sloot met ons een verwerkingsovereenkomst. De franchisegever is voor de verwerking van persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van deze overeenkomst verantwoordelijk.]

Zorgvuldigheid

Wanneer u informatie wilt over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij u deze informatie pas geven na een positieve identificatie. U heeft dan recht op:
–        inzage in door ons van u vastgelegde gegevens;
–        correctie of verwijdering;
–        bezwaar tegen bepaalde wijzen van gebruik.

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of bezwaar kunt u indienen bij ons met een kopie van uw identiteitsbewijs. Wij zullen dan binnen 2 weken reageren.

 

Privacy Policy

Introduction

In our company, confidentiality, safety and care are important concepts. Corporate social responsibility and good employment practices also mean that we are dealing with personal data and privacy according to the rules.

How we deal with this can be found in this document. If you believe that these rules are not properly stated or are being observed, we urge you to contact us.

Confidentiality

Japan Cultural Exchange works according to the privacy laws and regulations. We process your data confidentially, safely and carefully and respect your rights.

To achieve the purpose for which the personal data are processed, privacy is restricted as much as possible. The infringement will not be disproportionate. The information is not kept longer than necessary.

We process personal data, including those of our staff, our business relations, and customers. In special cases, we will ask your (free, specific, informed and unambiguous) permission for processing. Your permission will be recorded and saved. You can withdraw your permission in principle.

Relations and customers

We keep the personal details of our business relations and customers in connection with the items below as long as necessary, so for the shortest possible term. In some cases, legal retention periods apply. For others, we use internal guidelines.

Social Media

If you participate in social media such as Facebook, Twitter, Yammer, Pinterest, Instagram, LinkedIn, etc., you should be familiar with the tools that these sites offer to set your preferences for sharing personal data through your social media profile ( and). When we process personal data in this context, we are also bound by this privacy policy.

Special personal data

We do not process special personal data such as information about health and union membership, unless with your permission or strictly within the limits of the law.
– Medical information employees
– Incident warning system
– BSN
– Legal obligation

 

Safety

We make every effort to guarantee your privacy. Our employees have a duty of confidentiality and only need access to information for the performance of their duties. Our computer network and the building is secured for this purpose.

In the event that, in spite of our security measures, personal data may (or could) have come from third parties without access rights, we will inform you immediately, as well as the Authority for personal data.

 

Processing for and by third parties

We use the services of other companies. That falls under our responsibility. We conclude and conclude processing agreements with these companies.

 

Carefulness

If you want information about our processing of your personal data, we will only give you this information after a positive identification.

You are then entitled to:
– inspection of data recorded by you
– correction or removal
– objection to certain methods of use

You can submit a request for access, correction, deletion or objection to us with a copy of your identity document. We will then respond within 2 weeks.